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PROPÓSITO DEL ROL
Es responsable de ejecutar, analizar y dar seguimiento a las actividades relacionadas con Travel & Expense dentro del proceso R2P / Accounts Payable del GBS FSSC, incluyendo auditoría de reportes de gastos, policy compliance, procesamiento y seguimiento de reembolsos, gestión de tarjetas corporativas y resolución de incidencias operativas.
La posición contribuye a la continuidad operativa, calidad del servicio, cumplimiento de SLAs y KPIs y control del proceso, actuando como punto de contacto entre empleados, cardholders, stakeholders internos y equipos de soporte relacionados con Travel & Expense.
Este rol representa una posición intermedia entre perfiles junior y senior, aportando mayor autonomía operativa, capacidad analítica, gestión de incidencias de complejidad media y soporte en la estabilización y mejora continua del proceso.
Alcance y Responsabilidades
Como Travel and Expense Analyst dentro del área R2P / Accounts Payable del GBS FSSC, el cargo es responsable de ejecutar actividades clave del proceso de gastos y tarjetas corporativas, garantizando cumplimiento de políticas, controles internos, requerimientos de auditoría y tiempos de procesamiento establecidos.
La posición opera con un nivel moderado de autonomía, gestiona incidencias de complejidad media, atiende consultas internas y externas y contribuye a la documentación, estandarización y mejora continua de las operaciones.
Responsabilidades principales:
• Revisar y auditar reportes de gastos de empleados, validando exactitud, soportes, elegibilidad, categorización y cumplimiento de políticas corporativas.
• Analizar y gestionar excepciones, desviaciones de política, documentación incompleta, rechazos y demás incidencias relacionadas con expense reports.
• Gestionar y dar seguimiento al proceso de reimbursement dentro de su alcance, incluyendo reprocesos, rechazos, incidencias y coordinación con equipos relacionados.
• Monitorear y analizar el aging y backlog de reportes de gastos, reembolsos, transacciones de tarjetas y consultas pendientes, identificando prioridades y acciones requeridas.
• Gestionar buzones operativos y consultas internas y externas relacionadas con Travel & Expense, asegurando una respuesta oportuna y orientada al servicio.
• Gestionar actividades de corporate credit cards dentro del alcance asignado, incluyendo elegibilidad, card issuance & set-up, cardholder onboarding y soporte a usuarios.
• Orientar a empleados y cardholders sobre uso de herramientas, políticas, documentación requerida y buenas prácticas del proceso.
• Gestionar la importación, revisión y matching de transacciones de tarjetas corporativas con recibos y reportes de gastos, dando seguimiento a transacciones no conciliadas o pendientes.
• Validar la correcta codificación de gastos y VAT/GST de acuerdo con lineamientos establecidos y coordinar la resolución de discrepancias con los equipos correspondientes.
• Analizar tendencias operativas relacionadas con Travel & Expense y corporate cards, incluyendo categorías de alto volumen, recurrencias e incidencias.
• Asegurar el cumplimiento de controles internos, políticas corporativas y requerimientos de auditoría relacionados con Travel & Expense.
• Mantener actualizados reportes operativos, trackers y métricas relacionadas con productividad, backlog, aging, calidad y SLAs.
• Apoyar actividades de cierre contable relacionadas con Travel & Expense, asegurando el seguimiento oportuno de pendientes bajo su responsabilidad.
• Identificar oportunidades de mejora continua, eficiencia, automatización y estandarización dentro del proceso.
• Brindar orientación y soporte operativo a perfiles junior del equipo cuando sea necesario.
• Participar en actividades de documentación de procesos, actualización de working instructions, matrices de control y seguimiento de KPIs operativos.
• Mantener actualizados reportes e información operativa para seguimiento del proceso y revisión gerencial.
• Colaborar y asistir a los líderes del equipo R2P en iniciativas de estabilización, transición, mejora continua y desarrollo de procesos.
Perfil del candidato
Formación académica:
Profesional en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa o carreras afines.
Se valorará experiencia en Centros de Servicios Compartidos, BPO, firmas contables o entornos corporativos multinacionales.
Experiencia:
Entre 1 y 3 años de experiencia en procesos de Travel & Expense, expense management, corporate cards, Accounts Payable o procesos P2P/R2P.
Deseable experiencia en:
• Auditoría o revisión de reportes de gastos
• Policy compliance y gestión de excepciones
• Procesamiento y seguimiento de reembolsos
• Gestión de tarjetas corporativas y transacciones de cardholders
• Manejo de ERPs o plataformas de expense management
• Gestión de incidencias operativas y atención de stakeholders
• Operaciones regionales o globales en Centros de Servicios Compartidos
Conocimientos técnicos:
• Conocimiento de procesos Travel & Expense / Procure-to-Pay / Accounts Payable.
• Auditoría de reportes de gastos y validación de policy compliance.
• Gestión de expense reimbursements, excepciones, rechazos y reprocesos.
• Conocimiento de corporate credit card management, onboarding y procesamiento de transacciones.
• Matching de transacciones con recibos y seguimiento de transacciones pendientes o no conciliadas.
• Manejo intermedio-avanzado de Microsoft Excel.
• Experiencia en sistemas ERP y/o plataformas de gestión de gastos.
• Seguimiento y análisis de KPIs operativos, SLAs, productividad, backlog y aging.
• Conocimiento de controles internos, políticas corporativas y requerimientos de auditoría.
• Manejo de buzones operativos, herramientas de ticketing y trackers de seguimiento.
Habilidades y Competencias
• Orientación al detalle y precisión operativa.
• Capacidad analítica y resolución de problemas.
• Organización y manejo de altos volúmenes operativos.
• Comunicación efectiva con empleados, cardholders, stakeholders internos y equipos multifuncionales.
• Orientación al cliente interno y calidad del servicio.
• Capacidad para gestionar incidencias, prioridades y casos de complejidad media.
• Trabajo colaborativo en entornos regionales, multiculturales o de servicios compartidos.
• Adaptabilidad al cambio y orientación a la mejora continua.
• Autonomía moderada y criterio operativo para la toma de decisiones dentro del alcance del rol.
• Cumplimiento de políticas, controles internos y estándares corporativos.
• Capacidad para apoyar, orientar y acompañar operativamente a perfiles junior del equipo.
Inglés: B2-C1
Horario: Lunes a Viernes 8:00am - 5:00pm
Modalidad Laboral: Presencial
Tipo de Contrato: Termino Indefinido con GBS AMERICAS